Så kan ni jobba med resultatet

Visste du att resultatet från folkhögskoleenkäten har använts i hyresförhandlingar? Ulrika Sandin och Åsa Söderlund-Dahl från Röda korsets folkhögskola berättar vad de gör med resultatet från folkhögskoleenkäten. Filmen är 3 minuter och 10 sekunder.

Analysarbete kan genomföras på olika sätt. Vissa arbetar relativt linjärt med analysprocessen och tar sig noga igenom ett steg i taget, medan andra har en mer organisk process och gör flera delar av analysen samtidigt eller i valfri ordning. Inget sätt är bättre eller sämre. Gemensamt för de två varianterna är att de börjar med att samla information och avslutas med slutsatser och åtgärdsförslag.

Samla information

Resultatet från Folkhögskoleenkäten hittar ni i enkätverktyget Insurvey. I det kan ni filtrera och sortera i resultatet.

Få tillgång till resultatet i Insurvey

Som komplement till enkätresultatet kan ni samtal med en utvald fokusgrupp, eller med hela studiegrupper, och göra en självskattning inom personalgruppen. Syftet är att synliggöra er egen uppfattning av er verksamhet och sätta den i relation till deltagarnas bild av verksamheten.

Håll fokussamtal med deltagarna

Samtalen innebär att ni som personal kan få insyn i hur deltagarna uppfattat frågorna och fördjupade svar om områden som ni är extra intresserade av. Samtalen kan ha fokus på olika delar av enkäten.

Att hålla fokussamtal

Gör en självskattning

Fundera över er egen självbild med personalen. Gör en självskattning genom att gemensamt sätta ord på er bild av den verksamhet som ni erbjuder deltagarna.

Så kan ni göra en självskattning

Förstå informationen

Spindeldiagrammet i rapporten synliggör hur deltagarna uppfattar er skola. Det skapar underlag för er som personal på skolan att jämföra deltagarnas uppfattning om skolan med den egna självbilden. Titta på resultatet utifrån olika perspektiv tillsammans.

Ta hjälp av vårt frågebatteri

Metodtips: World café

Duka upp sex stationer:

• om de svarande
• spindeldiagrammet
• motiv och effekt
• inspiration
• viktiga faktorer
• information.

Se till att varje station har tillgång till resultatet och frågebatteriet. Låt mötesdeltagarna själva välja station, men ha en som stannar hela tiden på samma station som bordsvärd. Bordsvärden har ansvar för att dokumentera samtalet. Efter 20–30 minuter går alla till en ny valfri station.

Hitta möjliga orsaker

När ni har förstått resultaten är det dags att förstå varför resultaten ser ut som de gör. Det kan ni göra med en orsaksanalys. Diskutera orsaker utifrån fyra olika kategorier:

• omvärld: lagar, befolkning, arbetsmarknad
• deltagare: behov, önskemål, förväntningar
• huvudman: riktlinjer, kultur, ambitionsnivå, ledarskap
• enhet: arbetssätt, kultur, kompetens, ledarskap.

Det är sällan ett resultat beror på en enda sak. Ofta beror den på flera, så försök att hitta orsaker i alla fyra kategorier.

Vid ett oönskat resultat är det lättare att föreslå orsaker som beror på något i omvärlden, något som verksamheten själv inte kan påverka. Men de orsaker vi kan påverka ligger hos huvudman och enhet, och därför är det vad ni behöver fokusera på. Bland omvärld och deltagare ligger orsaker som vi får förhålla oss till, men som vi har svårt att direkt påverka eftersom det ofta är externa faktorer som styr dem.

Det är när vi vet vad som ligger till grund för ett resultat som vi kan göra något åt det, om vi vill. Det kan vara lika viktigt att hitta orsaker till goda resultat så att vi vet vad det är vi ska hålla fast vid, som att hitta orsaker till oönskade resultat där vi vill få till ett gynnsamt utvecklingsarbete.

Metodtips: 5 x varför

För varje svar på frågan varför, fortsätt med ännu en fördjupande fråga om varför. Ungefär fem varför brukar leda oss till en tänkbar grundorsak. Metoden ska ses som stöd i samtalet och öppnar upp för många tänkbara orsaker.

Planera utvecklingsinsatser

Oavsett om ni är nöjda med resultatet från Folkhögskoleenkäten eller inte, är det dags att ta fram en aktivitetsplan. Aktiviteterna kan antingen syfta till att behålla samma goda resultat eller att åtgärda ett oönskat nuläge.

För att aktiviteterna ska ge effekt behöver de vara inriktade mot de orsaker som analysen har visat. Det är också bra om de bottnar i er verksamhetsplan och de handlingsplaner som finns. Även följande behöver ni ha på plats:

• en förståelse för syfte och mål med aktiviteterna bland personalen
• en tidsram så att det framgår om det är en punktinsats eller en del i ett ordinarie arbete
• en som är ansvarig för insatsen, som andra kan vända sig till med frågor
• en plan för hur och när ni ska följa upp insatsen.

Exempel ur en aktivitetsplan

Följ upp aktiviteterna med enkäter i enkätverktyget Insurvey

Dokumentatera arbetet

Kom ihåg att dokumentera ert arbete. Vilket sätt ni väljer att dokumentera på är upp till er. Förutom att ta fram en aktivitetsplan kan det vara bra att revidera den dokumentation som ni redan har, till exempel verksamhetsplanen, så att den blir en mer levande för verksamheten.